隐私政策

IncorpHub（incorphub.ie），Stein Commercial Ltd 旗下的一项服务，以 Workhub 为商号经营。

1. 我们是谁

本隐私政策说明 Stein Commercial Ltd（以 Workhub 为商号经营，CRO 编号 565850，注册办公地址 77 Lower Camden Street, Dublin 2, D02 XE80）如何收集和使用您的个人数据。该公司在 incorphub.ie 运营 IncorpHub 品牌（以下称 "IncorpHub"、"我们"）。我们是负责您个人数据的数据控制者。

数据保护联系人：Nicholas Simons，nick@workhub.ie，77 Lower Camden Street, Dublin 2, D02 XE80，+353 1 270 6713。

2. 适用范围

当您访问 incorphub.ie，咨询或使用我们的公司注册、公司秘书、注册办公地址、虚拟办公室、地址、电话、代接电话及办公空间等服务，或以其他方式与我们往来时，本政策即适用。

对于我们为经营业务而收集的个人数据，我们作为数据控制者，包括公司注册与秘书工作、反洗钱审查、账单以及网站运营。当我们仅依据客户的书面指示处理个人数据时，我们作为数据处理者，例如与该客户自身客户相关的邮件、包裹或电话，在这种情况下，我们仅按指示处理，并由该客户自己的隐私声明管辖此类数据。

3. 我们收集的个人数据

• 身份与核验数据：姓名、出生日期、国籍、居住地址、带照片的身份证件、地址证明，以及法律要求我们取得的其他文件。
• 公司与受益所有权数据：我们设立或服务的公司的董事、秘书、股东及受益所有人的相关详情。
• 联系数据：电子邮件地址、电话号码及通信地址。
• 交易与账户数据：所购买的服务、套餐、账单记录，以及与我们的往来通信。
• 支付数据：由我们的支付服务商（Stripe）处理。我们不会在自己的系统中存储完整的银行卡详情。
• 邮件与通话数据：当您使用我们的注册办公地址、虚拟办公室、邮件处理、电话号码或代接电话服务时，代您处理的邮件及通话记录。
• 筛查数据：制裁、政治公众人物（PEP）及负面媒体审查的结果。
• 技术与使用数据：IP 地址、设备与浏览器信息，以及您如何使用我们的网站（请参阅我们的 Cookie 政策）。

我们所要求的部分信息是法律所要求的（例如反洗钱规则下的身份与受益所有权数据），或是我们提供服务所必需的。若您不提供，我们将无法为您办理相关事务。

4. 我们如何收集

当您咨询、注册、购买服务或与我们通信时，我们直接从您处收集数据；当您使用我们的网站时，通过 Cookie 及类似技术自动收集；并从第三方收集，例如 CRO（公司注册处）、RBO（受益所有权登记册）、制裁、PEP 及负面媒体筛查服务商，以及我们的服务伙伴。

5. 我们如何使用您的数据及法律依据

• 合同的履行：提供您所请求的服务、管理您的账户并收取款项。
• 法律义务：履行我们作为 Criminal Justice (Money Laundering and Terrorist Financing) Act 2010（《2010 年刑事司法（洗钱与资助恐怖主义）法》，经修订）下指定人员的职责，向 CRO 及 RBO 提交申报，并遵守税务及其他法律，包括客户尽职调查、PEP 与制裁筛查及记录保存。
• 正当利益：我们的特定利益包括防止欺诈以及对我们服务和地址的滥用；保障我们的系统、网站及场所安全；追讨欠我们的债务；理解并改进我们的服务；以及向您发送服务与账户信息。我们已将这些利益与您的权利和自由进行权衡，您可以向我们索取我们的评估。
• 同意：用于非必要 Cookie 及任何营销通信。您可随时撤回同意。

6. 特殊类别数据与刑事犯罪数据

当我们的筛查识别出 PEP、制裁匹配或负面信息时，我们可能处理与涉嫌或实际犯罪相关的数据。我们仅在 GDPR 第 9 条和第 10 条（Articles 9 and 10 of the GDPR）以及 Data Protection Act 2018（《2018 年数据保护法》）允许的范围内进行处理，主要是为履行我们的法定反洗钱义务。在法律要求的情况下，我们可能向有关当局报告并与其共享信息，并且我们可能在法律上被禁止告知您我们已这样做。

7. 我们与谁共享您的数据

• 公共登记机构：CRO（公司注册处）及 RBO（受益所有权登记册），用于设立和维护公司所需。
• 监管机构与有关当局：司法部反洗钱合规处（AMLCU）、爱尔兰税务局（Revenue）、An Garda Síochána / 金融情报处，以及法律所要求或允许的其他机构。
• 服务提供商（处理者）：Nexudus（会员、账单及服务管理）、Stripe（支付处理）、Google（Google Workspace 邮件，以及我们网站上的 Google Analytics 和 Google Ads）、Vercel（网站托管）及 Sanity（内容管理），各方均受数据处理协议约束。
• 专业顾问：必要时的律师、会计师及审计师。
• 我们集团内的其他公司（以 Workhub 品牌运营），用于提供和管理服务所需。

我们不会出售您的个人数据。

8. 国际传输

我们的部分服务商（包括 Stripe、Google 和 Vercel）可能在欧洲经济区以外处理数据，包括在美国。在此情况下，我们依据充分性决定（例如在适用时依据欧盟与美国数据隐私框架），或依据适当的保障措施，例如欧盟委员会的标准合同条款。您可以通过发送电子邮件至 info@workhub.ie 向我们索取关于这些传输的更多信息，或我们所依据的保障措施的副本。

9. 我们保存数据的期限

• 反洗钱记录（身份、核验及交易记录）：自我们与您的关系结束后保存五年，除非法律特别要求或允许更长的期限。
• 公司与申报记录：依公司法的要求。
• 账户、账单及税务记录：六年，以履行税务及会计义务。
• 未成为客户的咨询：最长 12 个月，之后删除。
• 营销数据：直至您撤回同意或提出反对。

在这些期限届满后，我们会安全地删除或匿名化数据，除非我们因正在进行的法律索赔或调查而需要保留。

10. 安全

我们采用适当的技术与组织措施来保护您的数据，包括访问控制、传输中加密，以及将访问权限限制在确有需要的员工。没有任何传输或存储方式是完全安全的，但我们致力于保护您的信息，并在法律要求的情况下，向您及数据保护委员会（Data Protection Commission）通报任何数据泄露事件。

11. 自动化决策

我们不会仅基于自动化处理而作出对您产生法律或类似重大影响的决策。当我们使用筛查工具时，任何匹配在采取行动之前都会由我们团队的成员进行审核。

12. 儿童

我们的服务面向企业及其代表，并非针对儿童。我们不会在知情的情况下收集任何 18 岁以下人士的数据。

13. 您的权利

在法律规定的条件和豁免的限制下，您有权访问您的数据；更正不准确的数据；删除数据；限制或反对处理；数据可携；以及撤回同意。您可随时反对直接营销，我们将予以停止。某些数据，例如反洗钱记录，在我们的法定保存期限届满之前无法删除。

如需行使任何权利，请联系 nick@workhub.ie。您也有权向数据保护委员会（Data Protection Commission）投诉（www.dataprotection.ie，21 Fitzwilliam Square South, Dublin 2, D02 RD28）。

14. Cookie

我们的网站使用 Cookie 及类似技术。请参阅我们的 Cookie 政策，了解详情以及如何管理您的偏好设置。

15. 本政策的变更

我们可能会不时更新本政策。上方的生效日期显示其最后修订的时间，重大变更将在我们的网站上通知。